चैट से कैलेंडर तक: एक बेहतर अपॉइंटमेंट-बुकिंग प्रवाह।
पर्याप्त संदर्भ एकत्र करें, वास्तविक बुकिंग मार्ग दिखाएं और पुष्टि को स्पष्ट बनाएं।
तय करें कि नियुक्ति किसके लिए है।
बुकिंग प्रवाह से लोगों को उचित मीटिंग चुनने में मदद मिलनी चाहिए, न कि केवल कैलेंडर भरने में। बैठक के उद्देश्य को परिभाषित करें, किसे भाग लेना चाहिए और कौन सी पूछताछ कहीं और से संबंधित है। मौजूदा ग्राहक सहायता को बिक्री परामर्श के बजाय सेवा कतार की आवश्यकता हो सकती है।
बुकिंग की पेशकश करने से पहले एक संक्षिप्त रूटिंग प्रश्न पूछें। "क्या आप किसी नए प्रोजेक्ट पर चर्चा करना चाहेंगे या किसी मौजूदा प्रोजेक्ट के लिए मदद लेना चाहेंगे?" अक्सर प्रत्येक विज़िटर को एक ही कैलेंडर पर भेजने से अधिक उपयोगी होता है। जब मीटिंग अनावश्यक हो तो लोगों को गैर-बुकिंग मार्ग दें।
विवरण एकत्र करने से पहले बैठक की व्याख्या करें।
आगंतुक को बताएं कि नियुक्ति में क्या शामिल है, इसकी वास्तविक अवधि क्या है और क्या किसी तैयारी की आवश्यकता है। अपनी वास्तविक व्यावसायिक शर्तों का उपयोग करें; यदि इसकी पुष्टि नहीं हुई है तो उपलब्धता का आविष्कार न करें या यह न कहें कि परामर्श निःशुल्क है।
बैठक की व्यवस्था और तैयारी के लिए आवश्यक विवरण ही एकत्र करें। लक्ष्य का संक्षिप्त विवरण पर्याप्त हो सकता है. कॉल के लिए लंबे खोज प्रश्नों को सहेजें, जब तक कि उत्तर बुकिंग को सही ढंग से रूट करने के लिए आवश्यक न हों।
उपलब्धता के वास्तविक स्रोत का उपयोग करें।
एक उपयुक्त बुकिंग सेवा कनेक्ट करें या एक सत्यापित बुकिंग लिंक प्रदान करें। यदि एकीकरण लाइव उपलब्धता की पुष्टि नहीं कर सकता है, तो कार्रवाई को अनुरोध के रूप में प्रस्तुत करें और बताएं कि टीम इसकी पुष्टि करेगी। एक सहायक को कभी भी टाइम स्लॉट नहीं बनाना चाहिए।
समय क्षेत्र को दृश्यमान बनाएं और पुष्टिकरण में चयनित तिथि और समय को दोहराएं। यह स्थानीय व्यवसाय के लिए भी मायने रखता है जब ग्राहक किसी अन्य स्थान से यात्रा करते हैं या ब्राउज़ करते हैं। यदि आपकी बुकिंग सेवा प्रभावित क्षेत्रों का समर्थन करती है, तो डेलाइट-सेविंग परिवर्तनों के आसपास व्यवहार का परीक्षण करें।
अनुरोध को पुष्टिकृत बुकिंग से अलग करें।
बुकिंग प्रणाली द्वारा सफल परिणाम देने के बाद ही "पुष्टि" कहें। यदि सेव विफल हो जाता है या स्लॉट अब उपलब्ध नहीं है, तो समस्या समझाएं और पुनः प्रयास या वैकल्पिक मार्ग की पेशकश करें। जब कोई विज़िटर दो बार टैप करता है तो डुप्लिकेट बुकिंग से बचें।
अपनी वास्तविक प्रक्रिया को पुनर्निर्धारित करने या रद्द करने के लिए आवश्यक जानकारी शामिल करें। एक स्पष्ट पुष्टि ग्राहक और आपकी टीम दोनों के लिए अनिश्चितता को कम करती है। अनुस्मारक में ग्राहक की अनुमतियाँ और चैनल के लागू नियम प्रतिबिंबित होने चाहिए।
बैठकों में भाग लेने की समीक्षा करें, न कि केवल बुकिंग की।
अनुरोधित नियुक्तियों, पुष्टि की गई बुकिंग और बैठकों में अलग से भाग लेने पर नज़र रखें। एक प्रवाह जो कैलेंडर प्रविष्टियों को बढ़ाता है लेकिन अनुपयुक्त आगंतुकों को गलत टीम में भेजता है वह मूल्य के बजाय काम बनाता है।
छूटी हुई नियुक्तियों और अनुचित बुकिंग के कारणों की समीक्षा करें। प्रारंभिक प्रश्न, बैठक विवरण या पुष्टिकरण में सुधार की आवश्यकता हो सकती है। एक केंद्रित प्रवाह के साथ शुरुआत करें और अभियान भेजने से पहले रद्दीकरण और असफल उपलब्धता जांच सहित पूरी प्रक्रिया का परीक्षण करें।
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ये उदाहरणात्मक वर्कफ़्लो हैं, गारंटीशुदा परिणाम नहीं। सुविधाएँ और संदेश सेवा अनुमतियाँ आपके सेटअप और चैनल पर निर्भर करती हैं।