Từ trò chuyện đến lịch: quy trình đặt lịch hẹn tốt hơn.
Thu thập vừa đủ bối cảnh, hiển thị lộ trình đặt chỗ thực tế và đưa ra xác nhận rõ ràng.
Quyết định cuộc hẹn dành cho ai.
Luồng đăng ký sẽ giúp mọi người chọn cuộc họp thích hợp chứ không chỉ đơn giản là điền vào lịch. Xác định mục đích cuộc họp, ai sẽ tham dự và những yêu cầu nào thuộc về nơi khác. Bộ phận hỗ trợ khách hàng hiện tại có thể cần xếp hàng dịch vụ thay vì tư vấn bán hàng.
Hỏi một câu hỏi định tuyến ngắn trước khi đưa ra yêu cầu đặt chỗ. “Bạn có muốn thảo luận về một dự án mới hoặc nhận trợ giúp về một dự án hiện có không?” thường hữu ích hơn việc gửi mọi khách truy cập vào cùng một lịch. Cung cấp cho mọi người lộ trình không cần đặt chỗ khi cuộc họp là không cần thiết.
Giải thích cuộc họp trước khi thu thập thông tin chi tiết.
Cho khách biết cuộc hẹn bao gồm nội dung gì, thời lượng thực tế của cuộc hẹn và liệu có cần chuẩn bị gì không. Sử dụng các điều khoản kinh doanh thực sự của bạn; không tạo ra sự sẵn có hoặc ngụ ý rằng việc tư vấn là miễn phí nếu điều đó chưa được xác nhận.
Chỉ thu thập những thông tin cần thiết để sắp xếp và chuẩn bị cho cuộc họp. Một mô tả ngắn gọn về mục tiêu có thể là đủ. Lưu các câu hỏi khám phá dài hơn cho cuộc gọi, trừ khi cần có câu trả lời để định tuyến đăng ký một cách chính xác.
Sử dụng nguồn sẵn có thực sự.
Kết nối dịch vụ đặt phòng phù hợp hoặc cung cấp liên kết đặt phòng đã được xác minh. Nếu tiện ích tích hợp không thể xác nhận tính khả dụng trực tiếp, hãy trình bày hành động dưới dạng yêu cầu và giải thích rằng nhóm sẽ xác nhận hành động đó. Trợ lý không bao giờ nên tạo ra các khe thời gian.
Hiển thị múi giờ và lặp lại ngày và giờ đã chọn trong xác nhận. Điều này quan trọng ngay cả đối với một doanh nghiệp địa phương khi khách hàng đi du lịch hoặc duyệt qua từ một địa điểm khác. Kiểm tra hành vi xung quanh các thay đổi tiết kiệm ánh sáng ban ngày nếu dịch vụ đặt chỗ của bạn hỗ trợ các khu vực bị ảnh hưởng.
Tách yêu cầu khỏi lượt đặt chỗ đã được xác nhận.
Chỉ nói “xác nhận” sau khi hệ thống đặt vé trả về kết quả thành công. Nếu quá trình lưu không thành công hoặc không còn chỗ trống, hãy giải thích sự cố và đưa ra cách thử lại hoặc lộ trình thay thế. Tránh đặt chỗ trùng lặp khi khách truy cập chạm hai lần.
Bao gồm thông tin cần thiết để lên lịch lại hoặc hủy thông qua quy trình thực tế của bạn. Một xác nhận rõ ràng sẽ làm giảm sự không chắc chắn cho cả khách hàng và nhóm của bạn. Lời nhắc phải phản ánh quyền của khách hàng và các quy tắc hiện hành của kênh.
Xem lại các cuộc họp đã tham dự, không chỉ việc đăng ký.
Theo dõi các cuộc hẹn được yêu cầu, xác nhận đặt chỗ và các cuộc họp đã tham dự một cách riêng biệt. Một quy trình làm tăng các mục lịch nhưng gửi những khách truy cập không phù hợp đến nhầm nhóm sẽ tạo ra công việc hơn là giá trị.
Xem lại lý do bỏ lỡ cuộc hẹn và đặt chỗ không phù hợp. Câu hỏi mở đầu, mô tả cuộc họp hoặc xác nhận có thể cần được cải thiện. Bắt đầu với một quy trình tập trung và kiểm tra toàn bộ quy trình, bao gồm cả việc hủy và kiểm tra tính khả dụng không thành công, trước khi gửi chiến dịch đến quy trình đó.
Đọc thêm
Đây là quy trình công việc minh họa, kết quả không được đảm bảo. Các tính năng và quyền nhắn tin tùy thuộc vào thiết lập và kênh của bạn.