Du chat au calendrier : un meilleur flux de prise de rendez-vous.
Collectez juste assez de contexte, affichez un véritable itinéraire de réservation et rendez la confirmation sans ambiguïté.
Décidez à qui s'adresse le rendez-vous.
Un flux de réservation doit aider les gens à choisir une réunion appropriée, et pas simplement à remplir le calendrier. Définissez l’objet de la réunion, qui doit y assister et quelles demandes doivent être effectuées ailleurs. Le support client existant peut avoir besoin d'une file d'attente de service plutôt que d'une consultation commerciale.
Posez une courte question d'itinéraire avant de proposer une réservation. « Souhaitez-vous discuter d'un nouveau projet ou obtenir de l'aide pour un projet existant ? est souvent plus utile que d'envoyer chaque visiteur vers le même calendrier. Offrez aux gens un itinéraire sans réservation lorsqu'une réunion n'est pas nécessaire.
Expliquez la réunion avant de recueillir des détails.
Dites au visiteur ce que couvre le rendez-vous, sa durée réelle et si une préparation est nécessaire. Utilisez vos vrais termes commerciaux ; n’inventez pas la disponibilité et n’impliquez pas qu’une consultation est gratuite si cela n’a pas été confirmé.
Recueillez uniquement les détails nécessaires pour organiser et préparer la réunion. Une brève description de l’objectif peut suffire. Enregistrez des questions de découverte plus longues pour l'appel, à moins que les réponses ne soient nécessaires pour acheminer correctement la réservation.
Utiliser une réelle source de disponibilité.
Connectez un service de réservation approprié ou fournissez un lien de réservation vérifié. Si l'intégration ne peut pas confirmer la disponibilité en direct, présentez l'action sous forme de demande et expliquez que l'équipe la confirmera. Un assistant ne doit jamais fabriquer de plages horaires.
Rendre visible le fuseau horaire et répéter la date et l'heure sélectionnées dans la confirmation. Cela est important même pour une entreprise locale lorsque les clients voyagent ou naviguent depuis un autre endroit. Testez le comportement concernant les changements d’heure d’été si votre service de réservation prend en charge les régions concernées.
Séparez une demande d'une réservation confirmée.
Ne dites « confirmé » qu'une fois que le système de réservation a renvoyé un résultat positif. Si la sauvegarde échoue ou si un emplacement n'est plus disponible, expliquez le problème et proposez une nouvelle tentative ou un itinéraire alternatif. Évitez les réservations en double lorsqu'un visiteur appuie deux fois.
Incluez les informations nécessaires pour reprogrammer ou annuler via votre processus réel. Une confirmation claire réduit l’incertitude tant pour le client que pour votre équipe. Les rappels doivent refléter les autorisations du client et les règles applicables du canal.
Examiner les réunions en présence, pas seulement les réservations.
Suivez séparément les rendez-vous demandés, les réservations confirmées et les réunions auxquelles vous avez assisté. Un flux qui augmente les entrées de calendrier mais envoie les visiteurs inappropriés vers la mauvaise équipe crée du travail plutôt que de la valeur.
Examinez les raisons des rendez-vous manqués et des réservations inappropriées. La question d'ouverture, la description de la réunion ou la confirmation peuvent nécessiter des améliorations. Commencez par un flux ciblé et testez l'ensemble du processus, y compris les annulations et les échecs de vérification de disponibilité, avant de lui envoyer une campagne.
Lectures complémentaires
Il s'agit de flux de travail illustratifs et non de résultats garantis. Les fonctionnalités et les autorisations de messagerie dépendent de votre configuration et de votre chaîne.