एक लीड केवल तभी उपयोगी होती है जब कोई उसका अनुसरण करता है।
चैटबॉट से सीआरएम तक हैंडऑफ़ डिज़ाइन करें ताकि आपकी टीम को संदर्भ, स्वामित्व और एक स्पष्ट कार्य प्राप्त हो।
हैंडऑफ़ को एक व्यावसायिक प्रक्रिया के रूप में मानें।
नाम और ईमेल एकत्र करना लीड जनरेशन का अंत नहीं है। तय करें कि पूछताछ किसे प्राप्त होगी, उन्हें किस जानकारी की आवश्यकता है और उन्हें क्या कार्रवाई करनी चाहिए। एकीकरण को कॉन्फ़िगर करने से पहले बिक्री टीम के साथ यह अनुबंध लिखें।
एक उपयोगी हैंडऑफ़ में ग्राहक का अनुरोध, प्रासंगिक योग्यता उत्तर, मूल चैनल और चुना हुआ अगला चरण शामिल हो सकता है। बिना किसी सारांश वाली लंबी प्रतिलेख या अंतर्निहित बातचीत का कोई लिंक न होने वाला सारांश भेजने से बचें।
कनेक्शन चालू करने से पहले फ़ील्ड को मैप करें।
बातचीत के उत्तरों और सीआरएम फ़ील्ड के बीच एक छोटी मैपिंग बनाएं। पूछताछ से ही संपर्क की पहचान अलग करें। एक व्यक्ति से समय के साथ कई पूछताछ हो सकती हैं; प्रत्येक संदेश के लिए एक नया संपर्क बनाने से डेटाबेस पर भरोसा करना कठिन हो सकता है।
तय करें कि कौन सा सिस्टम प्रत्येक क्षेत्र का मालिक है। जहां आपकी रिपोर्टिंग प्रक्रिया के लिए आवश्यक हो, मूल स्रोत जानकारी को सुरक्षित रखें, और बॉट वार्तालाप फिर से शुरू होने के कारण सावधानीपूर्वक बनाए गए जीवनचक्र चरण को अधिलेखित न करें। किसी मूल्य का अनुमान लगाने के बजाय अनिश्चित उत्तरों को अनिश्चित के रूप में संग्रहित करें।
प्रत्येक पूछताछ को एक मालिक और एक फ़ॉलबैक दें।
उस नियम के अनुसार रूट करें जिसे टीम समझती है, जैसे सेवा प्रकार या क्षेत्र। परिभाषित करें कि क्या होता है जब कोई नियम मेल नहीं खाता या नियुक्त सहकर्मी अनुपलब्ध होता है। एक अनिर्धारित कतार को भी एक मालिक की आवश्यकता होती है।
यदि सीआरएम कनेक्शन विफल हो जाता है, तो परिचालन प्रक्रिया में एक दृश्यमान अपवाद बनाएं और हैंडऑफ़ सफल होने का दावा करने से बचें। आपके कार्यान्वयन को डुप्लिकेट रिकॉर्ड के बिना सुरक्षित पुनः प्रयास का समर्थन करना चाहिए। लॉन्च से पहले विफल कनेक्शन और बार-बार सबमिशन का परीक्षण करें।
ग्राहक के संदर्भ और विकल्पों को सुरक्षित रखें।
आवश्यकता को संक्षेप में बताएं, विवरण पहले ही पुष्टि हो चुका है और कोई भी प्रश्न अभी भी खुला है। ग्राहक की पसंदीदा संपर्क विधि और प्रासंगिक अनुवर्ती अनुमतियाँ शामिल करें। प्रत्येक कैप्चर किए गए संपर्क को असंबद्ध अभियानों में नामांकित न करें।
एक उदाहरणात्मक सारांश है "कार्यालय स्थापना में रुचि है; स्थान की पुष्टि हो गई है; समय अनिर्णीत है; अगले चरणों के बारे में एक ईमेल का अनुरोध किया गया है।" इससे टीम का साथी ग्राहक से सब कुछ दोहराने के लिए कहने के बजाय वास्तविक प्रश्न से शुरुआत कर सकता है।
परिणामों के साथ लूप बंद करें।
टीम से यह चिह्नित करने के लिए कहें कि क्या कोई जांच स्वीकार की गई, अनुपयुक्त, दोहराई गई या अभी भी जानकारी गायब है। योग्यता प्रवाह में सुधार के लिए उन परिणामों का उपयोग करें। एक बॉट जो कई रिकॉर्ड प्रस्तुत करता है लेकिन कुछ उपयोगी पूछताछ करता है, उसे प्रक्रिया में बदलाव की आवश्यकता है, न कि अधिक उत्साही अभिवादन की।
अनिर्धारित और विफल कतारों की नियमित रूप से समीक्षा करें। सरल एकीकरण और स्पष्ट जिम्मेदारियों के साथ शुरुआत करें, फिर स्वचालन केवल वहीं जोड़ें जहां यह वास्तविक हैंडऑफ़ समस्या को कम करता है। लक्ष्य समय पर, सूचित प्रतिक्रिया है जिसे ग्राहक अपनी बातचीत की निरंतरता के रूप में पहचान सकते हैं।
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ये उदाहरणात्मक वर्कफ़्लो हैं, गारंटीशुदा परिणाम नहीं। सुविधाएँ और संदेश सेवा अनुमतियाँ आपके सेटअप और चैनल पर निर्भर करती हैं।